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Agiles Projektmanagement Office: Die Just-In-Time Planung

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Eine häufig geäußerte Kritik an agilen Verfahren ist, dass nicht wirklich geplant wird. Zwar gibt es ein Taskboard und auch ein sogenanntes Team-Commitment, aber es ist letztlich unklar, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist, und wie sich die Effizienz optimieren lässt. Um diese Nachteile zu beseitigen, hat sich seit den achtziger Jahren die Ressourcen-Auslastungsplanung bewährt: Auf Basis einer soliden Analyse werde die Aufgaben so den einzelnen Ressourcen zugeteilt, dass sich eine optimale Auslastung ergibt und damit eine optimale Performance.
Letztlich spricht nichts dagegen, die beiden bewährten Ansätze im Sinne eines „Best-of-both“ zu kombinieren. Ich richte dafür in der Regel ein „Agiles Projekmanagement Office“ (APO) ein, also ein FTE, das für eine solide Projektdurchführung im Sinne eines Scientific Managements verantwortlich ist, ohne die fachliche Flexibilität des Product Owners einzubüßen. Aufgabe des APO ist die Pflege eines Gantt-Charts auf Basis des letzten Standup-Reports, der jeweils Just-in-Time den neuesten Vorgaben des PO angepasst wird. Durch konsequenten Einsatz des Teamplaners aus MS Project 10 ist diese Aufgabe leicht und effizient durchführbar.
Das ergibt folgende Vorteile:

  • Jederzeit eine klare Vorausplanung für das Team, auch über sogenannte Sprintgrenzen hinweg. Meine Kunden erreichen mit MS Project in der Regel einen Planungshorizont von 18-23 Monaten und sind daher wieder in der Lage, Termine zuzusagen
  • Klaren Überblick für den Projektleiter, wer an welcher Aufgabe arbeitet, so dass er die Auslastung optimieren kann
  • Kompatibilität mit etablierten Berichtswegen, was die Einführung von Scum gerade in Großorganisationen deutlich erleichtert
  • Aufgrund der nun klaren Berichts- und Anweisungswege kann auf ineffiziente Daily Standups und Selbstorganisation verzichtet werden und die Ressourcen können wieder ungestört ihrer Aufgabe nachgehen. Alleine das erhöht die Produktivität um 3,1%

Aufgrund des großen Erfolges bemühen wir uns derzeit darum, das APO in den neuen Scrum Guide übernehmen zu lassen.